Det er et av de vanligste problemene i internasjonale konsern:

Kan morselskapet håndtere alle varsler for hele konsernet?

Svaret er..:

Ja - men ikke uten forutsetninger.

Utgangspunktet er i EU-direktiv (EU) 2019/1937.

1. Forpliktelsen gjelder per juridisk enhet

Direktivet krever at juridiske enheter i privat sektor med 50 eller flere ansatte skal etablere interne rapporteringskanaler og -rutiner (artikkel 8).

Dette gjelder per juridisk person.

Det betyr at..:

• Et datterselskap med 60 ansatte er omfattet av plikten.

• Et morselskap med 10 ansatte er ikke dekket bare på grunn av konsernets samlede størrelse.

Direktivet henviser ikke til ”grupper” som en felles juridisk pliktbærer.

Forpliktelsen er knyttet til hver enkelt juridisk person.

2. Kan konsernet sentralisere funksjonen?

Ja.

Direktivet forbyr ikke at rapporteringsfunksjonen organiseres i fellesskap innenfor et konsern.

I praksis kan dette bety at:

• Et morselskap mottar rapporter for datterselskaper.

• Det brukes en felles gruppeplattform.

• En sentral compliance- eller juridisk funksjon håndterer sakene.

Men dette endrer ikke det grunnleggende ansvaret.

Hver juridisk enhet må kunne sikre at:

• Rapportering er mulig.

• Kravene til konfidensialitet er oppfylt.

• Tilbakemelding gis innen fastsatt tid.

• Oppfølgingen utføres på riktig måte.

Sentralisering må ikke undergrave disse kravene.

3. konfidensialitet og uavhengighet

Direktivet stiller klare krav:

• Konfidensialitet om den rapporterende personens identitet.

• Begrenset tilgang til data.

• Beskyttelse mot gjengjeldelse.

Gruppeløsninger reiser spesifikke problemstillinger:

• Hvem har tilgang til informasjonen?

• Kan den lokale ledelsen få tilgang til sensitive saker?

• Hvordan håndteres saker som angår morselskapets ledelse?

En sentralisert funksjon kan styrke uavhengigheten - men bare hvis strukturen er godt gjennomtenkt.

4. Små datterselskaper i store konsern

En vanlig situasjon er:

• Konsernet har tusenvis av ansatte.

• Et av datterselskapene har 20 ansatte.

Hvis datterselskapet har færre enn 50 ansatte, er det normalt ikke underlagt plikten til å etablere en egen intern kanal i henhold til direktivet.

Menn:

Hvis konsernet velger å tilby en felles funksjon, kan disse selskapene også dekkes praktisk talt.

Det er tillatt - og ofte klokt - men det er et frivillig organisatorisk valg snarere enn et direkte lovkrav på EU-nivå.

5. Hvem er ansvarlig i tilfelle mangler?

Dette er et avgjørende spørsmål.

Selv om mottaket er sentralisert, må hver enkelt juridisk enhet kunne dokumentere dette:

• Kravene i direktivet er oppfylt.

• Oppfølgingen gjøres på riktig måte.

• Beskyttelse mot gjengjeldelse er sikret lokalt.

En konsernstruktur endrer ikke det juridiske ansvaret på enhetsnivå.

Konklusjon

Har morselskapet lov til å håndtere alle varsler?

Ja - det er mulig å sentralisere funksjonen i et konsern.

Menn:

• Plikten til å ha en funksjon gjelder per juridisk enhet.

• Sentralisering må ikke redusere kravene til konfidensialitet, tilbakemelding og oppfølging.

• Ansvaret kan ikke fullt ut ”flyttes opp” til konsernnivå.

En konsernløsning krever derfor en tydelig struktur, klare mandater og dokumenterte ansvarsområder.