Denuncias en grupo: ¿puede la empresa matriz ocuparse de todos los casos?
Denuncias en los grupos empresariales: ¿puede la sociedad matriz gestionar todos los casos? Esta es una de las preguntas más habituales en los grupos empresariales internacionales: ¿puede la sociedad matriz gestionar todas las denuncias de todo el grupo? La respuesta es: sí, pero no sin condiciones. El punto de partida se encuentra en la Directiva (UE) 2019/1937. 1. La obligación se aplica por entidad jurídica La Directiva establece que las entidades jurídicas del sector privado con 50 o más trabajadores deben establecer canales y procedimientos internos de denuncia (artículo 8). Esto se aplica por entidad jurídica. Esto significa que: una filial con 60 empleados está sujeta a la obligación. Una sociedad matriz con 10 empleados no está sujeta a la obligación únicamente por el tamaño total del grupo. La Directiva no se refiere a los ”grupos” como un sujeto de responsabilidad jurídica común. La obligación está vinculada a cada persona jurídica individual. 2. ¿Puede el grupo centralizar la función? Sí. La Directiva no prohíbe que la función de notificación se organice de forma conjunta dentro de un grupo empresarial. En la práctica, esto puede significar que: una sociedad matriz reciba las notificaciones de las filiales; se utilice una plataforma común del grupo; o una función central de cumplimiento normativo o jurídica gestione los asuntos. Sin embargo, esto no altera la responsabilidad fundamental. Cada entidad jurídica debe poder garantizar que: la notificación sea posible; Se cumplan los requisitos de confidencialidad. Se dé respuesta en el plazo establecido. Se lleve a cabo un seguimiento adecuado. La centralización no debe socavar estos requisitos. 3. Confidencialidad e independencia La Directiva establece requisitos claros sobre: La confidencialidad de la identidad de la persona que presenta la denuncia. El acceso restringido a la información. La protección contra represalias. En el caso de soluciones para grupos empresariales surgen cuestiones específicas: ¿Quién tiene acceso a la información? ¿Puede la dirección local tener acceso a asuntos sensibles? ¿Cómo se gestionan los asuntos relacionados con la dirección de la sociedad matriz? Una función centralizada puede reforzar la independencia, pero solo si la estructura está bien pensada. 4. Filiales pequeñas en grandes grupos empresariales Una situación habitual es la siguiente: el grupo empresarial tiene miles de empleados. Una filial tiene 20 empleados. Si la filial tiene menos de 50 empleados, normalmente no está sujeta a la obligación de establecer su propio canal interno según la directiva. Pero: si el grupo decide ofrecer una función común, estas empresas también pueden quedar incluidas en la práctica. Está permitido —y a menudo es sensato—, pero se trata de una elección organizativa voluntaria más que de un requisito legal directo a nivel de la UE. 5. ¿Quién asume la responsabilidad en caso de deficiencias? Es una cuestión decisiva. Aunque la recepción se realice de forma centralizada, cada entidad jurídica debe poder demostrar que: Se cumplen los requisitos de la Directiva. El seguimiento se lleva a cabo correctamente. La protección contra represalias está garantizada a nivel local. Una estructura de grupo no altera la responsabilidad jurídica a nivel de unidad. Conclusión: ¿Puede la sociedad matriz gestionar todas las denuncias de los denunciantes? Sí, es posible centralizar la función dentro de un grupo. Pero: la obligación de contar con una función se aplica por unidad jurídica. La centralización no debe reducir los requisitos de confidencialidad, retroalimentación y seguimiento. La responsabilidad no puede ”trasladarse” por completo al nivel del grupo. Por lo tanto, una solución a nivel de grupo requiere una estructura clara, mandatos precisos y una distribución de responsabilidades documentada.
¿Cómo debe organizarse un canal de denuncias?
¿Cómo debe estructurarse un canal de denuncia? Hoy en día, la creación de un canal de denuncia es una parte fundamental del gobierno corporativo moderno. Sin embargo, muchas organizaciones se limitan a la tecnología. Una función de denuncia correctamente estructurada no consiste solo en recibir denuncias, sino en cómo se gestionan cuando se vuelven incómodas. El punto de partida se encuentra en la Directiva de la UE (UE) 2019/1937, pero esta regula principalmente los requisitos mínimos. Es en la aplicación donde surgen los riesgos. A continuación se detalla lo que realmente se exige y dónde se encuentran las deficiencias más comunes. 1. Un canal de denuncia seguro y confidencial Las denuncias deben poder realizarse: Por escrito. Oralmente. Previa solicitud mediante una reunión presencial. El sistema debe garantizar la confidencialidad y el acceso restringido. Pero aquí es donde muchos cometen errores. Una plataforma técnica sin un responsable claro ni un proceso definido crea una falsa sensación de seguridad. La cuestión no es solo si se puede enviar la denuncia, sino qué ocurre después. 2. Función receptora independiente Debe existir una función claramente designada que: Reciba las denuncias Confirme la recepción Evalúe si el asunto entra dentro del ámbito de aplicación Inicie una investigación En las empresas pequeñas y medianas, esto suele recaer en: RR. HH. El director financiero El director general Es aquí donde surge el reto práctico. ¿Qué ocurre cuando la denuncia afecta a: la dirección? ¿El consejo de administración? ¿El departamento financiero? Una función interna puede verse rápidamente envuelta en un conflicto de intereses, aunque nadie actúe de forma incorrecta. La independencia no es una cuestión formal. Es una cuestión de confianza. 3. Confirmación en un plazo de 7 días La persona que presenta la denuncia debe recibir una confirmación de recepción. Esto es fácil de cumplir en teoría. En la práctica, se pasa por alto cuando: Las responsabilidades no están claras. Los asuntos quedan en el limbo. Nadie tiene la responsabilidad operativa. Se necesita estructura, no solo voluntad. 4. Investigación objetiva y profesional. Una denuncia debe evaluarse de forma objetiva y proporcionada. Esto requiere: Conocimientos jurídicos. Disciplina en la documentación. Conocimiento de la valoración de pruebas. Capacidad para gestionar entrevistas delicadas. Aquí es donde reside el mayor riesgo. Una investigación interna deficiente puede: Agravar la situación. Generar nuevos problemas legales. Socavar la confianza en la función. 5. Respuesta en un plazo de tres meses La respuesta es un requisito legal, pero también es fundamental para la legitimidad. Una organización que no pueda demostrar: Que los casos se toman en serio Que se gestionan de forma coherente Que las decisiones se toman de manera estructurada corre el riesgo de que la función se perciba como simbólica. 6. Protección contra represalias No basta con una política que diga que las represalias están prohibidas. La organización debe ser capaz de: Identificar represalias sutiles. Evaluar las conexiones. Documentar las decisiones. Garantizar la objetividad. Esto es especialmente delicado cuando la denuncia se refiere a personas en puestos de liderazgo. 7. Documentación y trazabilidad Cada paso del proceso debe poder justificarse: Cuándo se recibió la denuncia Quién la gestionó Qué evaluaciones se realizaron Qué medidas se adoptaron La falta de documentación es una de las deficiencias más comunes en las auditorías. Por qué la gestión interna a menudo no es suficiente Una función interna puede funcionar bien en algunas organizaciones. Pero en la práctica suelen surgir tres problemas: 1. Conflictos de intereses. Cuando el informe afecta a la dirección, falta una independencia real. 2. Falta de competencia. La investigación de infracciones normativas complejas requiere experiencia jurídica y procesal. 3. Problemas de confianza. Los empleados y proveedores dudan en informar si no perciben la función como neutral. Por lo tanto, una función externa con base jurídica puede: Crear una independencia real Garantizar una investigación profesional Aumentar la disposición a informar internamente en lugar de externamente No se trata de desconfiar de la propia organización. Se trata de construir una estructura que se mantenga firme incluso cuando aumenta la presión. Conclusión Una función de denuncia de irregularidades correctamente estructurada requiere: Un canal seguro. Un destinatario independiente. Un proceso de investigación estructurado. Una retroalimentación clara. Una trazabilidad documentada. La tecnología es un componente. Pero son la gestión y el trabajo jurídico los que determinan si la función funciona en la práctica.
¿Qué se considera denuncia?
¿Qué se considera una denuncia de irregularidades? El concepto de denuncia de irregularidades está armonizado a nivel de la UE, pero no es del todo uniforme en la práctica. La base se encuentra en la Directiva (UE) 2019/1937, pero los Estados miembros han tenido la posibilidad de ir más allá de los requisitos mínimos. Para las empresas que operan en varios países, es fundamental comprender la diferencia entre: El nivel mínimo de la UE Las ampliaciones nacionales El panorama de riesgos en la práctica Esta es la estructura. Nivel 1: nivel mínimo común de la UE. La Directiva protege la comunicación de información sobre: infracciones del Derecho de la Unión en ámbitos específicamente indicados, cuando la comunicación se produce en un contexto laboral. Los ámbitos cubiertos incluyen, entre otros: Contratación pública Servicios financieros y abuso de mercado Blanqueo de capitales y financiación del terrorismo Seguridad de los productos Seguridad del transporte y nuclear Protección del medio ambiente Salud pública Protección del consumidor Protección de datos Protección de los intereses financieros de la Unión Normas de competencia y ayudas estatales La protección se aplica también a: Los intentos de ocultar infracciones. Las actuaciones que contravengan el objetivo de la normativa de la UE. No es necesario que la infracción esté demostrada. Basta con que la persona tuviera motivos razonables para creer que la información era correcta. Este es el núcleo común de la UE. Nivel 2 – Variaciones nacionales La Directiva es una directiva mínima. Los Estados miembros tienen la posibilidad de ampliar la protección. Aquí surgen diferencias. 🇸🇪 Suecia Suecia ha introducido una protección más amplia que la de la directiva al incluir también: Irregularidades cuya revelación revista interés público. Esto significa que también pueden incluirse irregularidades nacionales graves, aunque no afecten al Derecho de la UE. 🇫🇷 Francia Francia ya contaba, antes de la directiva, con un sistema (Sapin II) que ofrecía una protección más amplia. En la práctica, la aplicación implica que la protección abarca más tipos de irregularidades graves que solo aquellas que se refieren expresamente al Derecho de la UE. 🇮🇹 Italia Italia vincula la protección de los denunciantes a su modelo de cumplimiento ya establecido (entre otros, la normativa 231). Esto significa que la denuncia de determinados delitos nacionales e irregularidades relacionadas con las empresas puede estar cubierta incluso fuera de los estrechos ámbitos de la UE que abarca la Directiva. 🇩🇪 Alemania Alemania ha seguido en lo esencial la estructura de la Directiva, pero también ha abierto la posibilidad de que las infracciones nacionales puedan quedar cubiertas en el marco de la legislación nacional. Resumen del nivel 2 En la práctica, existen tres modelos en Europa: Modelo estrictamente de la UE: protección solo para los ámbitos de la UE. Modelo nacional ampliado: protección también para irregularidades nacionales graves. Modelo híbrido: núcleo de la UE + determinados tipos de delitos nacionales. Esto significa que la definición de ”denuncia de irregularidades” no es totalmente idéntica en todos los Estados miembros. Nivel 3 – ¿Qué significa esto para tu empresa? Para las empresas con actividad en varios países surge una cuestión importante: ¿debe basarse su función de denuncia en el nivel mínimo, o en el modelo más amplio? La realidad práctica es que: tu función de denuncia, al igual que tu política, debe cumplir con la protección mínima de la legislación nacional. Sin embargo, los empleados no realizan ningún análisis jurídico de la UE antes de denunciar. A los proveedores no les importa el ámbito de aplicación técnico de la Directiva. Las partes interesadas esperan que se puedan denunciar las irregularidades graves. Conclusión A nivel de la UE, la denuncia de irregularidades está vinculada a infracciones en ámbitos jurídicos específicamente indicados. Sin embargo, en varios Estados miembros, la protección se ha ampliado para abarcar categorías más amplias de irregularidades graves. Por lo tanto, para las empresas internacionales es aconsejable: comprender el núcleo común de la UE, identificar las variaciones nacionales y crear una función que admita la aplicación más amplia posible. Esto genera solidez jurídica y confianza.
¿Puede un empleado dirigirse directamente a los medios de comunicación?
¿Puede un empleado acudir directamente a los medios de comunicación? Sí, en determinadas situaciones. Pero no siempre. La Directiva de la UE sobre protección de los denunciantes, la Directiva (UE) 2019/1937, ofrece protección a las personas que denuncian infracciones del Derecho de la Unión. La protección no solo abarca la denuncia interna y externa, sino también la divulgación pública, lo que en la práctica puede significar acudir a los medios de comunicación. La cuestión es en qué condiciones. Tres niveles de denuncia La Directiva se basa en una estructura de tres pasos: Denuncia interna: dentro de la organización. Denuncia externa: ante la autoridad competente. Divulgación pública: por ejemplo, a los medios de comunicación. La protección es mayor en el caso de la denuncia interna y externa. La divulgación pública es posible, pero solo bajo ciertas condiciones. ¿Cuándo está permitido acudir directamente a los medios de comunicación? Un empleado puede estar amparado por la protección en caso de divulgación pública si se da alguna de las siguientes circunstancias: La persona ha informado primero a nivel interno y/o externo sin que se hayan tomado las medidas adecuadas en un plazo razonable. Existen motivos razonables para creer que la infracción supone un peligro inminente o evidente para el interés público. Existe riesgo de represalias o de que se destruyan pruebas si la denuncia se realiza a través de canales internos o externos. Lo determinante es que la persona tuviera motivos razonables para creer que la información era correcta y que se cumplían las condiciones para la divulgación. El motivo de la divulgación es, en principio, irrelevante. Lo fundamental es si se cumplen los criterios. ¿Cómo se relaciona esto con el deber de lealtad? Una relación laboral se basa en un deber fundamental de lealtad. El deber de lealtad implica, en esencia, que el trabajador debe: velar por los intereses del empleador, no perjudicar a la empresa y no difundir información perjudicial sin fundamento objetivo. Acudir directamente a los medios de comunicación puede percibirse, en muchas situaciones, como una violación de este deber de lealtad. Sin embargo, la Directiva sobre los denunciantes establece que el deber de lealtad no es absoluto. Cuando se cumplen los criterios establecidos, la protección de la denuncia de infracciones que afectan al interés público prevalece sobre el interés del empleador en el control interno de la información. Esto no significa que desaparezca el deber de lealtad. Significa que debe equilibrarse con el derecho a denunciar infracciones graves. ¿Qué ocurre si no se cumplen los criterios? Si un empleado acude directamente a los medios de comunicación sin que se cumplan las condiciones de la Directiva, puede quedarse sin la protección especial que esta ofrece. En tal situación, vuelve a entrar en juego el deber general de lealtad en la relación laboral. Por lo tanto, no es cierto que un empleado esté siempre protegido solo por el hecho de facilitar información a los medios de comunicación. La protección está condicionada. Resumen: ¿Puede un empleado acudir directamente a los medios de comunicación? Sí, pero solo si: existen motivos razonables para creer que la información es correcta y se cumplen los requisitos para su divulgación según la Directiva. La Directiva sobre los denunciantes ofrece la posibilidad de romper el silencio cuando el interés público lo exige. Pero no se trata de un derecho general a incumplir el deber de lealtad establecido en el contrato de trabajo.
¿Qué empresas estarán obligadas a disponer de un canal de denuncia en 2026?
¿Qué empresas deberán disponer de canales de denuncia en 2026? No. No todas las empresas de la UE están obligadas a contar con un canal interno de denuncia. Sin embargo, el número de empresas afectadas por esta obligación es mucho mayor de lo que se cree. Esto es lo que se aplicará en 2026. La norma general en la UE Según la Directiva (UE) 2019/1937, las empresas privadas con 50 o más trabajadores deben disponer de canales y procedimientos internos de denuncia. Esta es la norma general en todos los Estados miembros. Por lo tanto, lo que cuenta es el número de empleados por entidad jurídica, no el tamaño total del grupo empresarial. ¿Deben las empresas con menos de 50 empleados disponer de un canal? Como norma general: no. Sin embargo, la directiva ofrece a los Estados miembros la posibilidad de introducir requisitos también para empresas con menos de 50 empleados, tras una evaluación de riesgos, especialmente si la actividad supone un riesgo para el medio ambiente o la salud pública. Esto significa que algunos países han optado por ir más allá del nivel mínimo. ¿Hay países con excepciones por debajo de los 50? Sí, pero por lo general se aplican a sectores específicos, no a todas las empresas. Ejemplos: Italia: las empresas sujetas a requisitos de cumplimiento específicos (entre otros, según la denominada legislación 231) deben disponer de canales de denuncia independientemente de su tamaño. Alemania: las empresas de determinados sectores financieros están sujetas a la normativa independientemente del número de empleados. Austria: determinadas actividades reguladas, especialmente en el sector financiero, están sujetas a la normativa incluso con menos de 50 empleados. Sin embargo, la mayoría de los Estados miembros se han mantenido fieles al límite de 50 como umbral general. ¿Cómo es la situación en Suecia? En Suecia se aplica la regla general: 50 o más empleados → se requiere un canal interno de denuncia de irregularidades. Menos de 50 empleados → no hay ningún requisito legal general. En la actualidad, no existe en Suecia ningún requisito general de que las empresas más pequeñas establezcan canales internos basándose únicamente en la evaluación de riesgos. Entonces, ¿deben todas tener un canal de denuncia de irregularidades en 2026? No. Pero: todas las empresas con más de 50 empleados sí deben hacerlo. Las empresas de determinados sectores regulados pueden necesitarlo, aunque sean más pequeñas. Las normas difieren ligeramente entre los Estados miembros. Nuestro consejo: independientemente de si su empresa está sujeta a un requisito formal o no, nuestra recomendación es clara: disponga de un canal interno de denuncia de irregularidades. Esto: genera confianza entre el personal, transmite transparencia a los proveedores, fortalece la relación con los inversores y reduce el riesgo de que los casos lleguen directamente a las autoridades o a los medios de comunicación. Una función de denuncia de irregularidades no es solo una cuestión jurídica. Es una cuestión de confianza y de gobierno corporativo.
Por qué los empleados eligen el silencio
¿Por qué los empleados optan por guardar silencio? La mayoría de las organizaciones cuentan hoy en día con un sistema de denuncia de irregularidades. Existen políticas. Hay canales disponibles. Sin embargo, el número de denuncias es bajo. Esto no se debe a que no haya irregularidades, sino a que los empleados no confían en el sistema que se supone que debe detectarlas. La accesibilidad no es lo mismo que la confianza Los empleados no se preguntan si el canal de denuncia cumple formalmente con la normativa. Se preguntan si es seguro. ¿Quién leerá la denuncia? ¿Qué pasará después? ¿Me afectará esto más adelante? Si esas preguntas carecen de respuestas claras, el silencio se convierte en la opción racional. El anonimato se percibe como frágil El anonimato es fundamental, pero a menudo se malinterpreta. Desde la perspectiva del empleado, el anonimato rara vez es absoluto. El estilo de redacción, el contexto, el momento y el conocimiento interno pueden percibirse como identificativos. Incluso las más mínimas dudas pueden bastar para que nunca se envíe una denuncia. Si el anonimato se percibe como algo teórico más que práctico, la confianza se desvanece. La gestión interna genera conflictos de intereses percibidos. Cuando los informes se gestionan internamente —a menudo por parte de RR. HH. o del departamento de cumplimiento— los empleados pueden cuestionar la independencia, independientemente de las buenas intenciones. La preocupación no tiene que ver con la competencia. Tiene que ver con la lealtad percibida. Cuando la independencia no está clara, la confianza se erosiona. Los casos anteriores pesan más que las políticas. Los empleados evalúan los sistemas de denuncia basándose en la experiencia, no en la documentación. Si las denuncias anteriores no han dado lugar a medidas, o si se ha marginado silenciosamente a los denunciantes, el silencio se convierte en un comportamiento aprendido. Un solo caso mal gestionado puede socavar años de trabajo en materia de políticas. El miedo es racional. No denunciar se describe a menudo como algo cultural o emocional. En la práctica, es una evaluación de riesgos. Cuando el riesgo personal es concreto y el seguimiento de la organización es incierto, es lógico abstenerse. Por qué la participación jurídica es importante. La participación jurídica independiente cambia la dinámica. Los abogados están sujetos al secreto profesional, a la disciplina procesal y a la independencia profesional. Esto crea un contrapeso creíble frente a los intereses internos, y transmite una señal de confianza más sólida que la que puede ofrecer la tecnología por sí sola. El silencio no es sinónimo de éxito. Los bajos niveles de denuncia se interpretan a menudo como un signo de una cultura sana. En realidad, el silencio es ambiguo. Sin confianza, las organizaciones pierden las señales de alerta tempranas y se enfrentan a los problemas solo cuando el daño ya está hecho. La confianza debe construirse. Un sistema eficaz de denuncia de irregularidades no se define por las plataformas o las políticas. Se define por si los empleados realmente creen que el sistema les protege cuando realmente importa.